Управление ресурсами предприятия, снижение затрат.

Опубликовано
Комментарии Нет

upravlenie_predprijatiemКак управлять ресурсами предприятия, как планировать, контролировать финансовые потоки, как формировать маркетинговую политику и учет ресурсов? В предыдущей статье мы рассматривали процесс принятия решения по созданию малого предприятия. Предприятие создали, пойдем дальше.
Организация управления предприятием. Какой инструмент применять для оперативного управления предприятием? Об этом нужно думать до открытия своего бизнеса. Поначалу может показаться, главное начать, а это все потом , по ходу. Обычно так и бывает.
         Крупные предприятия – тут все понятно : отдел бухгалтерии, экономический отдел, финансовый…,  куча компьютеров и программного обеспечения.  А у нас малое предприятие 5-15 человек работающих вместе с вами, маленькая комната-офис, компьютер, принтер, бухгалтер, работающий по совместительству без него, обычно никак (одна отчетность перед госорганами и фондами вынудит нас иметь ответственного человека). Придется купить самую простую (читай дешевую) бухгалтерскую программу для зарплаты, налогов и расчетов с поставщиками. Это типичная ситуация старта малого предприятия или работы индивидуального предпринимателя.
         Однако практика показывает, что очень быстро вы начинаете замечать, что-то не успели записать, запомнить,  во-время оформить документы. Оказывается записи в тетрадку, какой толщины ее не заводить,  быстро и часто будет вас ставить в ступор и вы судорожно будете вспоминать, сколько и когда потратили денег и на что, а ваш сотрудник утверждает, что пол-года назад ему не был выплачен аванс, и т.д. 
         Особенностью малого предприятия является овладение сотрудниками несколькими профессиями. Обычно руководитель должен владеть налоговым и бухгалтерским учетом, бухгалтер должен уметь организовать  закупки сырья и материалов, ведение договоров, расчетами за электроэнергию, охрану и т.п. Примеры совмещения профессий и функциональных должностных обязанностей можно продолжать долго.
         И действительно, малое предприятие не может себе позволить штатное расписание, аналогичное крупному предприятию,  никаких средств не хватит. Ну и что будем делать?  Работать, и чем лучше продумаем и оформим производственные отношения и управление финансами, тем эффективнее будет деятельность нашего предприятия.
         Примерная минимальная схема организационных и технических мероприятий может быть следующей:
- заведение бумажных рабочих папок с названиями: “Мое Предприятие”  (реквизиты, Устав и т.п.),  “Поставщики”, “Покупатели”,  (договора, акты, письма),   “Энергетика” , (карточки показателей потребления электроэнергии, воды, коммунальных услуг и т.п., “Налоги” (декларации и отчеты в налоговые органы), “Социальные Фонды” (отчетность в соцстрах, пенсионный фонд и т.п.), “Кадры” (заявления о приеме на работу и увольнение, приказы и т.п.), “Расчеты с персоналом”  (расчетные ведомости заработной платы,  других начислений и выплат), “Производство” (планы работ, и их исполнение), “Накладные” (закупка материалов и комплектующих), “Реализация” (документы по реализации товаров и услуг), “Заказы” (заявки, заказы на производство товаров и услуг и контроль их исполнения т.п.), “Технология” (технологические карты, схемы и т.п.) .
      В принципе можно не заводить бумажных папок, а вести учет и контроль предприятия с помощью компьютера .  Конечно это хороший вариант, о нем мы поговорим более подробно в следующих статьях. Но полностью игнорировать бумажные папки не получится, нужно сохранять накладные, расходные и приходные ордера и другие бухгалтерские документы. Будут контрольные органы, проверяющие работу предприятия, которым необходимо показывать бумаги; может появится необходимость предъявления бумаг для удостоверения ,  тех или иных актов финансово-хозяйственной деятельности в судах и т.п.;
       Сформулируем основные функции планирования и управления (бизнес-процессы) малого предприятия на примере предприятия общественного питания (столовой, кафе, ресторана и т.п.). Бизнес-план проекта создания кафе мы разработали в предыдущей статье.
       Перечень основных операций бизнес-процессов нашего предприятия.
1. Приобретение продуктов для приготовления блюд и напитков.
2. Производство – приготовление пищи для посетителей кафе .
3. Обслуживание посетителей – продажа товара, услуг.
4. Обеспечение производственного процесса: электроэнергией , водой, коммунальными услугами, газом , интернетом и т.д.
5. Оплата труда рабочего и обслуживающего персонала.
6. Обеспечение наличных и безналичных платежей за приобретенные товары и услуги для обеспечения производственного процесса и продажу товара. Оперативный кассовый учет наличных денег.
7. Организация учета и контроля денежных и материальных ресурсов.
8. Организация и учет мероприятий по индивидуальным и коллективным заказам посетителей.
9. Организация учета и контроля за учетом рабочего времени и оплатой труда сотрудников.
10. Организация и учет работы с поставщиками товаров и услуг.
11. Документальное оформление всех перечисленных операций.
12. Хранение операций финансово-хозяйственной деятельности и документов в базе данных.
       Что обычно предпринимают руководители малых предприятий для обеспечения их жизнедеятельности? Самые способные и отважные все эти функции держат в голове. Просыпаются с больной головой и засыпают с нею же. Перечень задач на каждый день записывается в толстый ежедневник. Сделал дело – поставил галку, рассчитался за поставку 5 мешков картошки – вычеркнул из списка долгов кооператора Иванова.
      Так деятельность предпринимателя продолжается обычно недолго. Почему? Так все просто: вчера повар Сидорова высказала претензию о том, что за прошлый месяц не выплатили банкетных, два дня назад кооператор Иванов предъявил претензии о задолженности по оплате за поставку капусты и моркови в январе месяце. Охраннику Петрову администратор ошибочно выплатили аванс, а последний не сознается. В кассе не хватает денег, кому-то выплатили , но кому и за что не понятно. Хотя в толстом ежедневнике, вроде, все записывалось… Вывод прост, деятельность, даже очень маленького предприятия, без надлежащей организации документооборота и учета финансов и ресурсов , как бы это противно не звучало , практически будет постоянно сопровождаться какими-то неприятностями. Где выход?
      Очевидно , что нужно организовать работу по учету и документообороту. Как? Ответ далеко не простой . Принимать на работу бухгалтера? Покупать компьютеры и компьютерное обеспечение по учету бухгалтерской и налоговой отчетности ? А может завести ежедневник более толстый и удобный с закладками и веревочками для их быстрого поиска или воспользоваться помощью уважаемого господина по имени Excel? Выбор за нами. Важнейшими факторами при выборе обычно бывают: первоначальная величина затрат на приобретение программного продукта, стоимость его последующего сопровождения , долговечность , сложность постоянного использования, необходимость наличия высокой квалификации специалистов и оплаты их труда.
      Оптимальным выбором, на наш взгляд, является реализация всех перечисленных функций в одной компьютерной программе, которая обеспечивала бы упрощенную схему управленческого и бухгалтерского учета работы предприятия и не требовала от пользователя глубоких профессиональных знаний бухгалтера, экономиста, управленца . Программа должна обеспечивать хранение данных финансовой деятельности предприятия, анализ финансово-экономического состояния предприятия, обеспечение необходимого документооборота для фиксации кассовых и других операций бизнес-процессов предприятия и предназначена для администраторов (руководителей) малых предприятий для оперативного управления финансовыми ресурсами предприятия . Подходящую компьютерную программу вы можете найти в сети интернета, написать самостоятельно или заказать ее разработку.
      Главная цель при этом заключается в создании системы нормального функционирования предприятия с минимальными затратами. И основной метод при решении всех перечисленных задач, на наш взгляд, не их уменьшение (часто это сложно без ущерба для качества управления бизнесом или не вообще возможно), а в оптимальном упрощении их реализации. И чем грамотнее будет исполнение , тем эффективнее будет управление бизнесом . Мы рассмотрим решение поставленных задач в следующих статьях .

Автор
Категории

Комментарии

Нет комментариев к данной статье.

Поля обозначенные как * требуются обязательно. Перед постингом всегда делайте просмотр своего комментария.





← Старые Новые →

^Наверх